Imagen creada con inteligencia artificial
Con la entra en vigor de la normativa VeriFactu, el nuevo sistema de facturación electrónica que permitirá a la Agencia Tributaria contar en tiempo real con los registros de facturación de las facturas emitidas por trabajadores autónomos y pymes. Parece que fue ayer cuando empezamos a hablar de las nuevas leyes de facturación electrónica pero como se suele decir, el tiempo corre que vuela, y toca ir pensando en adaptarse a este cambio de normativa.
Ventajas de la facturación electrónica
La facturación electrónica va a transformar el ámbito empresarial de nuestro país y su universalización es clave. Aunque sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos, la digitalización de la facturación es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal. Las ventajas de la factura electrónica son claras y van a marcar un antes y un después en el día a día de las empresas, ya que supone:
- Ahorro económico: contar con las declaraciones de impuestos prácticamente completadas con el consiguiesen ahorro de recursos y tiempo.
- Ciclos de tramitación más cortos.
- Menor probabilidad de fraude y de errores: al ser un proceso automatizado por la Agencia Tributaria se minimizarán las irregularidades o descuidos.
- Menor impacto medioambiental al no ser necesario imprimir facturas
- Ahorro de espacio de almacenamiento por el motivo anterior.
- Acceso rápido y ágil todos los datos están en un software certificado en la nube accesible desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.
La única desventaja podría ser que estas nuevas leyes obligan a empresas y trabajadores autónomos a contar con un Software homologado, lo que supone una pequeña inversión para disponer de él y aprender a utilizarlo.
Sin embargo, si dispones de un buen asesoramiento, lejos de ser una desventaja será una ventaja enorme porque un ERP (software de gestión empresarial) es mucho más que un programa de facturación y te va a brindar un control y una automatización de la gestión empresarial que ahora mismo no tienes.
Creemos, no la tienes. Aunque seas un especialista en Excel y hayas creado una hoja de cálculo de primer nivel. Porque un ERP es una plataforma integral que te permite gestionar todas las áreas de tu negocio, no es un simple programa de facturación al uso.
Preparar mi empresa para la facturación electrónica
Con la nueva ley de facturación electrónica se está generando cierta confusión dado que las empresas ya conocemos y trabajamos con factura electrónica en por ejemplo nuestras relaciones comerciales con la administración. El concepto de factura electrónica de la ley antifraude que usa la misma terminología se refiere al modo de generar las facturas a través de sistemas informáticos homologados que deben estar preparados con el sistema VeriFactu que crea un registro de facturación que llega de forma automática a la agencia tributaria cada vez que se emita una factura. A partir de ese momento, la factura no se podrá alterar, ni modificar, ni manipular.
Hasta el momento la forma habitual de proceder es reunir todas las facturas emitidas y recibidas en el trimestre y presentarla en las correspondientes declaraciones trimestrales o anuales con los modelos dispuestos para ello. Lo que cambia con el nuevo sistema de facturación electrónica es que desde el primer momento los programas de facturación deben estar en línea con los de la agencia tributaria. Cada vez que se emita una factura, instantáneamente llegará también a la Agencia Tributaria el registro de facturación correspondiente.
Esto cumple con el principio de trazabilidad que se describe en las leyes, pero también simplifica bastante el proceso de cara a la contabilidad fiscal. Con cada factura emitida, VeriFactu realiza la declaración de impuestos que le corresponde. No es lo mismo realizar la declaración de impuestos del trimestre desde cero que tenerlo casi autocompletado.
¿Qué va a ocurrir si una empresa o un profesional autónomo no emite una factura electrónica?
Si una empresa o un profesional autónomo no emite una factura electrónica cuando sea obligatorio, podría enfrentarse a sanciones legales y administrativas, como multas o incluso la suspensión de sus actividades comerciales. Es importante cumplir con las regulaciones fiscales y legales correspondientes para evitar consecuencias negativas. La obligatoriedad de realizar facturación electrónica no distingue sectores, incluso los comercios que venden a cliente final deberán adecuarse a la facturación electrónica.
Esperamos que este artículo haya podido clarificar las ventajas de este nuevo sistema y como preparar a tu empresa. Recuerda que si necesitas más información o asesoramiento puedes solicitar una reunión (presencial o videoconferencia) con nosotros.
