Imagen de la jornada sobre implantación de ERP organizada por el Colegio de Ingeniería Industrial de Baleares
Muchas pymes y profesionales autónomos viven con sistemas de gestión que, aunque en su día fueron útiles, hoy limitan más que ayudan. A veces, se trata de hojas de Excel interminables. Otras, de programas ERP tan básicos que apenas ofrecen visibilidad real del negocio. Y en no pocos casos, hablamos de desarrollos propios que se han quedado obsoletos y no escalan con el crecimiento de la empresa.
En AKAMMEDIA vemos estas situaciones a diario. La buena noticia es que tienen solución. Con un ERP bien implantado las empresas no solo ganan en control, también optimizan sus procesos y reducen errores.
Desmontando mitos: el ERP no es solo contabilidad
Uno de los mitos más habituales que nos encontramos es el de “como tengo una asesoría que me lleva los impuestos, no necesito un ERP”. Pero esto es como decir que como tengo un médico, no necesito cuidarme. La asesoría hace su trabajo, pero el control del negocio debe estar en manos de la empresa.
Un ERP permite saber en tiempo real si estás ganando dinero, qué clientes no te han pagado o cuánto estás gastando. Es una herramienta de control de negocio, no solo contable. En AKAMMEDIA realizamos una implantación completa que incluye dashboards personalizados para que la visión de la empresa sea clara y basada en datos objetivos. Conectamos ventas, operaciones y finanzas, ofreciendo una mirada estratégica que mejora la productividad y el rendimiento económico de cualquier pyme o autónomo.
Además, simplifica el trabajo del asesor y de la empresa durante los periodos clave, como el cierre de impuestos. Incluso si la asesoría no trabaja bajo el modelo de contabilidad colaborativa.
El miedo a lo complejo: otro freno habitual
Otro freno común es el miedo a la complejidad. Pero la realidad es que los ERP actuales son intuitivos. Eso sí, para sacarles el máximo partido, las empresas necesitan el acompañamiento de especialistas, habrá pocas inversiones con un retorno más rápido y claro.
No hace mucho, en una charla informal con una empresa que había asistido a una de nuestras formaciones, descubrimos que usaban Holded y sin embargo apenas le estaban sacando un 5% de todo lo que su cuenta les ofrecía. No habían activado funcionalidades tan potentes como el control de almacén, la conciliación bancaria automatizada o el control horario. Tampoco tenían dashboards de ventas, compras o análisis de rentabilidad por línea de producto. No habían planteado objetivos, no tenían pre-configurados los emails tipo de envío de documentación, ni estaban aprovechando estratégicamente la información que ofrece este ERP cuando compartes los archivos directamente desde el propio software, en cuanto a notificaciones.
Todas estas funcionalidades (excepto el control horario) las tenían incluidas en su tarifa y sin embargo no las estaban usando. No necesitaban invertir más, solo comprender mejor cómo aprovecharlo. Tras nuestra implantación, su ERP paso de ser un software más a un software angular dentro de esta empresa.
Automatización: ahorro de tiempo y reducción de errores
En cuanto a la digitalización de gastos y proveedores, la integración bancaria es clave. La conciliación automática en Holded ahorra muchas horas y evita errores. Lo hemos comprobado una y otra vez con nuestros clientes.
Y en cuanto a la facturación electrónica, España está avanzando hacia la implantación obligatoria de Verifactu. Holded está homologado por la Agencia Tributaria para cumplir con esta nueva normativa, lo que permite a nuestros clientes evitar sanciones y mantenerse siempre al día con los requisitos legales.
Casos de éxito que hablan por sí solos
Implementar un ERP bien puede parecer un desafío, pero es una de las transformaciones más satisfactorias que puede hacer una empresa. En poco tiempo, se convierte en un caso de éxito:
Reducción del 70% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
Comerciales que antes dependían de administración para saber si una factura estaba pagada o no, un presupuesto aceptado o no , ahora acceden directamente a la información desde el móvil con la correspondiente configuración de roles de usuario.
Empresas con trabajadores en movilidad que pasaban notas en post-its u hojas rosas de trabajo, ahora tienen digitalizados los partes de trabajo que se firman dentro del propio ERP. Esto no solo supone una mejora operativa para dichos trabajadores y par el personal de administración sino que supone poder realizar la facturación de forma automátizada en un clic. Las facturas se cobran de forma mucho más rápida.
Directivos que ya no necesitan pedir informes porque tienen dashboards claros y accesibles según sus roles de usuario y a tiempo real.
Personal de administración que deja de recibir decenas de correos, llamadas y WhatsApp para informar sobre pagos o cobros.
Empresas que, gracias al análisis de datos, descubren que su producto estrella no es el más rentable o que un artículo que no se tenia muy en cuenta aporta un porcentaje muy alto a la facturación global.
La clave para que un ERP mejore la productividad: la mentalidad digital
No se trata solo de aprender a usar una herramienta u otra. La clave está en desarrollar una mentalidad digital, entender los flujos de información y cómo una herramienta como Holded transforma los procesos de trabajo internos.
Hemos visto casos donde, a pesar de tener implantada la conciliación bancaria automátizada, el personal pretendía seguir imprimiendo listados y subrayarlos con fluorescentes. O el caso más sorprendente una empleada que imprimen correos electrónicos para dejarlos en la mesa del jefe para que lo revise. Esto, que puede que te suene raro o hasta absurdo sigue ocurriendo. Te ponemos dos ejemplos simples para que se entienda que adoptar una tecnología u otra no mejora la productividad de empresa sino se realiza un análisis claro de como impacta ese software en los procesos de trabajo que realizan los trabajadores y se les capacita adecuadamente. Adoptar una mentalidad digital es clave en la adopción de tecnología.
En AKAMMEDIA no solo implantamos. Acompañamos a los equipos con capacitación personalizada para que comprendan y aprovechen el sistema. Antes de implantar, redefinimos procesos para que la herramienta se traduzca en mayor productividad. Esto reduce fricciones y resistencias típicas de los cambios tecnológicos, para que en lugar de querer continuar trabajando como siempre se abracen los cambios como una mejora muy significativa para el trabajador.
¿Y el coste? Totalmente asumible
Holded tiene un modelo de suscripción muy accesible desde 29€/mes. Nuestra implantación es perfectamente asumible por cualquier profesional o pyme. Si una empresa no puede permitírse nuestro servicio de implantación, probablemente ya esté en una situación crítica de cierre inminente.
Además, es una de las inversiones que se paga con más satisfacción ya que aporta control total sobre los números del negocio.
En menos de una semana, una empresa puede estar operativa si tiene su información organizada. En empresas más grandes, no tardamos más de tres semanas, incluyendo la carga de datos y la capacitación del equipo.
¿Quieres descubrir cómo puede ayudarte Holded en tu caso concreto? En AKAMMEDIA ofrecemos una primera asesoria sin compromiso. Escríbenos y empieza a controlar tu negocio con la visión y los datos que necesitas.
