Como ya hay fecha prevista para que la facturación electrónica sea obligatoria en España hoy queremos ayudarte a entender que tipo de funcionalidades debería tener tu nuevo software de facturación. La idea de seguir funcionando con Word y Excel, para hacer presupuestos y facturas así como llevar la contabilidad supone dedicar un tiempo enorme a estas cuestiones si lo comparamos con la realización de las mismas tareas con un software ERP que como ya comentamos en el artículo: 6 claves para preparar tu empresa para la facturación electrónica obligatoria es mucho más que un simple software para hacer presupuestos y facturas.
Liberar el tiempo a la persona/s que se dedica a estas cuestiones, a puntear ingresos y gastos, a reenviar facturas que los clientes han extraviado y un largo etc automatizando este trabajo a través de un ERP se puede utilizar para cuestiones mucho más relevantes para la empresa y mucho más satisfactorias para el trabajador/es.
Facturación electrónica
Cuando ya te has decidido a contar con un programa de facturación de manera profesional pueden empezar los problemas porque realmente hay una gran variedad opciones en el mercado y puede que no sepas por cuál decidirte o que sencillamente, no elijas la opción más adecuada. El abordaje de digitalización de Pymes y trabajadores autónomos a menudo no está bien enfocado porque no se cuenta con especialistas en transformación digital que definan los cambios de procesos que en este caso la digitalización de la gestión empresarial, va a suponer y como va a afectar a la empresa y a sus trabajadores.
El software de facturación electrónica que decidas incorporar debería ser elegido en base a las necesidades de tu proyecto y las particularidades de aquellos que van a utilizarlo y deberán adaptarse a él. La recomendación para elegir bien es que te apoyes en especialistas.
Nosotros en AKAMMEDIA asesoramos gratuitamente a las empresas y hacemos una valoración del software que puede ser más adecuado. Hay empresas para las que Holded es un Software ERP que resuelve sus necesidades actuales y muy probablemente las futuras al ser escalable. Hay otro perfil de empresa para las que la solución está en Dynamics 365, para otras es SAGE… En definitiva disponer del criterio profesional de especialistas que conocen en profundidad estas herramientas te ahorra tiempo y dinero.
7 funcionalidades que debería tener tu nuevo Software de facturación electrónica
- Generación de presupuestos y facturas con numeración automática, incluso que puedas cargar la numeración en serie que tenías en caso de haber cambiado de software. Créenos te ahorrará mucho tiempo, además de ser muy útil y cómodo. Por supuesto con un diseño personalizado acorde al branding de la empresa.
- Cálculo automatizado de IVA e IRPF. Es decir, que al agregar el precio neto se generen los porcentajes de manera automática. Y que todos tus productos y/o servicios puedan estar preparados para que incorporarlos en un presupuesto sea simplemente seleccionarlos. Que pasar de presupuesto a factura sea simplemente hacer un clic.
- Sincronización a tiempo real con tu entidad financiera. Para que sepas en todo momento el estado de tu tesorería, pagos, cobros etc. Disponer de la/s cuenta/s de la empresa dentro del ERP y que el programa realice de forma automatizada la conciliación bancaria, el punteo de ingresos y gastos, te va a ahorrar mucho tiempo.
- Generación y clasificación de contactos, tanto de clientes como de proveedores.
- Visión clara sobre facturas cobradas y retrasos en el cobro estilo una casilla en tono rojo si está impagada en verde si está cobrada o naranja si está en periodo de cobro. Esta visión clasificada de las facturas es muy util sobre todo, si en las facturas impagadas es el propio programa quien envía un email automatizado para recordar a tu cliente que tiene la factura pendiente de pago.
- Acceso a tu asesoría, para que no tengas que hacer trabajo extra en la presentación de impuestos. Y que puedas integrar toda tu contabilidad con la persona o empresa que te lleve las cuentas.
- Generación de boards de datos en tiempo real e informes para que puedas tener el control de la gestión empresarial. Puedas trabajar con objetivos, indicadores de rendimiento etc.
Hay otros aspectos importantes que también debes tener en cuenta en función del tipo de empresa que tengas, como por ejemplo: el tema de la movilidad de tus trabajadores, la gestión de stocks, la posibilidad de disponer de un area privada para tus clientes donde puedan consultar y descargar los documentos relacionados con tu empresa, la posibilidad de disponer de un area privada para trabajadores en los que puedas realizar la gestión de nóminas, vacaciones, bajas etc.
Si tienes un comercio, que disponga de integraciones y posibilidad de conectarse con Woocomerce si vendes online. Que puedas contar con asistencia técnica para resolver dudas que puedan surgir. ¿Y cómo saber si el software van a cumplir con Verifactu en unos meses? Consulta si actualmente cumple con el sistema TicketBAI, si lo hace no tendrás ningún problema porque es un sistema similar que ya está funcionando en el Pais Vasco desde el año pasado. Recuerda que si necesitas más información o asesoramiento puedes solicitar una reunión (presencial o videoconferencia) con nosotros.