El 1 de julio de 2025 está a la vuelta de la esquina y muchas empresas son conscientes que deben ponerse al día con la nueva ley de facturación electrónica. Sin embargo tras varias jornadas impartidas sobre factura electrónica y las reuniones que diariamente tenemos con diferentes tipos de empresa, nos hemos dado cuenta que hay un alto grado de desconocimiento en cuestiones básicas e importantes relativas a la nueva facturación.
Por lo que hemos podido detectar en las últimas semanas la confusión sobre la aplicación de la nueva ley de facturación viene derivada principalmente de que se están mezclando dos leyes distintas, que si bien ambas afectan a la forma de facturar en España en los próximos años no tienen los mismos periodos de aplicación, ni afectan al mismo tipo de empresa, ni persiguen los mismos objetivos, ni dependen de los mismos ministerios. También por ser denominada «factura electrónica» ya que las empresas tenemos asociado ese concepto a la factura con la que desde hace unos años nos relacionamos con la administración si les proporcionamos productos o servicios.
Por un lado tenemos la ley antifraude con el sistema Verifactu como una de las cuestiones más importantes en relación a factura electrónica y a la que debemos adaptarnos todas las empresas antes del 1 de julio de 2025 según la información publicada en la AET si no queremos enfrentarnos a multas ( https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/normativa-criterios-interpretativos/analisis/El__Reglamento_Veri_factu_.html)
Vayamos con la parte que nos afectará a todas las empresas en apenas unos meses ya que su obligatoriedad como decimos empieza el 1 de julio de 2025 y que procede de la ley Antifraude.
Verifactu y el Real Decreto 1007/2023
Verifactu es el nombre que se le da al sistema de emisión de facturas verificables. Resumidamente, la nueva ley antifraude obliga a los software de facturación, en el momento de expedición de la factura, a que generen y guarden o remitan a la Agencia Tributaria un resumen de la factura –llamado registro de facturación– que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo.
Asimismo, obligan a los sistemas informáticos de facturación (SIF) a que incluyan un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.
¿A qué software afecta esta ley? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
A aquellos software que utilizan las empresas para expedir facturas. Incluyendo las facturas simplificadas, tickets tanto a otros empresarios como a consumidores finales. Por el contrario, no se aplicará a otros sistemas informáticos que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.
¿A qué empresas afecta el sistema Verifactu? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas, incluidas las facturas simplificadas (tickets) y que:
1. NO facturan exclusivamente de forma manual.
2. NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII
3. NO tienen su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
4. NO disponen de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Los empresarios y profesionales con domicilio fiscal en Canarias, Ceuta y Melilla también deben cumplir con el sistema Verifactu entendiendo que las referencias al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deben considerarse hechas al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) e Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI), respectivamente.
Si realizas toda tu facturación de forma Manual por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a maquina no te afecta este reglamento ya que no utilizas ningún sistema informático de facturación para hacer tus facturas. Para estos casos una alternativa sencilla y adecuada que puede servir a sustituir los sistemas manuales es utilizar la aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar.
Ten en cuenta que si estás obligado a expedir facturas (ordinaria o simplificada) estás obligado a cumplir con este reglamento. Desde el momento que utilizas un sistema informático de facturación aunque este fuera consistente en una caja para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente. En este caso deberás bien adaptar las cajas registradoras (si esto fuera posible), o bien adquirir algún sistema informático de facturación (SIF) adaptado.
¿Las empresas que venden a cliente final deben cumplir con Verifactu? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
Si, no ser una empresa B2B no te exime de cumplir con Verifactu. La idea de que quienes crean facturas para consumidor final no deben cumplir esta ley seguramente se deriva de la confusión surgida por la otra ley Crea y Crece cuyo reglamento como decíamos al inicio está pendiente de aprobación y que también afecta a la facturación electrónica pero en este caso solo para empresas B2B.
Si tu comercio emite facturas simplificadas (tickets) debes realizar el envío de forma inmediata no importa si al final del día sacas una factura recapitulativa de todas las ventas o extracto recapitulativo como resumen, con el propósito de asentar en un solo apunte contable las ventas del día o de gestionar el negocio. Deberás respetar los tiempos técnicos exigidos por el control de flujo de información que la Sede Electrónica establezca.
Aunque tengas varias tiendas (estén o no en la misma provincia o repartidas por toda España) si están realizando ventas, por medio de facturas simplificadas, estas deben mandar la información VERI*FACTU inmediatamente, no es posible realizar el envío, por ejemplo, al cerrar las tiendas.
La inmediatez del envío a VERI*FACTU es parte del sistema de seguridad de los registros de facturación, por lo que se aplica en todos los casos. Por otro lado, el contraste de la operación por el cliente utilizando el código QR, característico de los sistemas VERI*FACTU, solo puede realizarse si el envío se produce con inmediatez.
¿Y el comercio electrónico? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
Sí también debe cumplir con el reglamento, la forma convencional o virtual por medio de la cual se oferten o entreguen los bienes o se presten los servicios es indiferente.
La venta online, en algunos casos tiene normativa específica cuando se utilicen regímenes europeos de ventanilla única, que pueden dar lugar a codificaciones específicas en el registro de alta de facturación, pero tales especialidades no excluyen del cumplimiento de las obligaciones de este reglamento.
¿Y si vendo fuera de España? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
También te afecta verifactu, TODAS las operaciones respecto de las cuales empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) deban emitir factura deben cumplir con el sistema Verifactu Lo anterior incluye tanto las exportaciones como las entregas intracomunitarias de bienes y las prestaciones internacionales o intracomunitarias de servicios.
¿Y si soy un empresario no residente en España? dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
También, cuando el empresario no residente disponga de un establecimiento permanente a los efectos de la normativa del Impuestos sobre la Renta de no Residentes.
Alquiler de viviendas y locales dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica
En este caso por resumir, si es actividad empresarial debe cumplir verifactu y si la actividad no tiene consideración empresarial, el arrendador no deberá adaptarse porque no se está desarrollando actividad económica sino que es fuente de rendimientos del capital inmobiliario.
Regimen de Agricultura Ganadería y Pesca
Con carácter general no les afecta el reglamento Verifactu ya que los obligados a este régimen, no están obligados a expedir factura salvo determinadas excepciones. Sin embargo, si deben cumplirlo siempre que utilicen un sistema informático de facturación y cuando emitan otras facturas de obligada expedición.
Empresas en régimen de Recargo de Equivalencia de IVA
No con carácter general no les afecta ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones. Sin embargo como en el caso anterior si deben cumplir con el reglamento
- Cuando efectúen entregas de inmuebles sujetas y no exentas al IVA.
- Cuando tribute en IROF en estimación directa.
- Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
- Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.
Empresas en régimen simplificado de IVA
No con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.No obstante, deberá cumplir las obligaciones del RRSIF en el caso de que expida facturas. Según la normativa de facturación, en el régimen simplificado de IVA se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:
- Cuando la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos,
- Cuando efectúe la venta de activos fijos,
- Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
- Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.
Empresas con software de facturación realizado Ad hoc
Si en tu empresa habéis desarrollado un software un ERP internamente a través del cual (entre otras cosas) realizas las facturas y tu intención es continuar con su uso deberás convertirlo en sistema de emisión de facturas no verificables.
A diferencia de los sistemas VERI*FACTU, no va a remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria pero podrás seguir utilizándolo sujeto a requisitos adicionales para reforzar los mecanismos de control y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, entre las que destacan:
El registro de eventos, la firma electrónica de los registros de facturación y de evento, permitir la posibilidad de exportación de los registros de facturación y de eventos, ofrecer la comprobación de varios requisitos (huella, firma, encadenamiento…) de los registros de facturación y de evento, gestionar alarmas, y un largo etc.
También puedes utilizar la aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar. O directamente aprovechar la normativa para adquirir un software que cumpla con verifactu y que te de el resto de funcionalidades por las que en su día decidiste hacerte tu propio ERP Te recomendamos analizar bien el mercado o apoyarte en especialistas como nosotros para que podamos ayudarte a cuadrar tus necesidades con alguno de los múltiples software existentes que cumplen con la normativa y pueden resolver vuestras necesidades.
Sanciones hacia empresas que no cumplan la normativa
Nueva normativa, nuevas sanciones por incumplimiento que detallamos a continuacion: A la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. El importe es de 50.000 euros por cada ejercicio.
Esperamos haber podido aportar algo de luz a tus dudas sobre la nueva ley de facturación electrónica. Si te ha quedado alguna, si estás pensando en ponerte al día con esta ley no lo dudes. Ten en cuenta que la facturación electrónica te va a ayudar a hacer una gestión empresarial mucho más eficiente y automatizada. Contacta con nuestro equipo para recibir asesoramiento personalizado adaptado a las necesidades de tu empresa.
Fuente: AET
Actualización 4 de diciembre de 2024: A pesar de que hay una consulta publica de la AET (Ver documento Consulta publica) en la que se plantea la posibilidad de que las fechas de obligatoriedad pasen a 1 de enero de 2026 (empresa) y 1 de julio de 2026 (autónomo). La fecha oficial de entrada en vigor de esta normativa publicada en la Agencia tributaria sigue siendo a día de hoy: 1 de julio de 2025. Tanto si se retrasa como si se mantiene su aplicación, adaptarse cuanto antes a un software ERP que permita realizar una gestión empresarial eficiente y que además cumpla con la nueva ley es fundamental para Pymes y autónomos.
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