La automatización de procesos es una de las principales palancas para aumentar la eficiencia operativa de las empresas y, en consecuencia, para mejorar la rentabilidad. La implementación de sistemas de automatización puede reducir drásticamente los errores humanos, acelerar la ejecución de tareas y liberar a los empleados de trabajos repetitivos que no aportan valor ni para ellos ni para la empresa. Esto permite un mejor uso de los recursos y una mayor productividad.
Son muchos los departamentos de una empresa en la que se pueden implementar diferentes automatizaciones. Hoy queremos fijarnos en el departamento de administración y ofrecerte un recorrido descriptivo de lo que empresas como la tuya están logrando gracias a utilizar sistemas de planificación de recursos empresariales o lo que es lo mismo un software ERP adaptado a las necesidades de la empresa.
Recuerda que para que un elemento tecnológico como puede ser un ERP mejore realmente la productividad del departamento de administración (y/o empresa) este debe elegirse de forma adecuada entre las diferentes opciones del mercado y al hacerlo debemos tener en cuenta las características de los recursos humanos y los procesos particulares de la empresa. Las tres bases de la transformación digital (personas, procesos, tecnología) aplicadas a este departamento en concreto.
Automatización en la gestión financiera
La utilización de un ERP adaptado a las características de la empresa permite una gestión financiera integral. Automatizando tareas como la facturación, la conciliación bancaria y la generación de informes financieros. Se acabó puntear a mano, imprimir listados etc. Generar facturas de forma manual en Excel u otros programas de ofimática (lo que por otra parte pronto no será posible) Además, la automatización de flujos de trabajo agiliza la aprobación de gastos y la gestión de presupuestos, reduciendo significativamente los errores y acelerando todos estos procesos.
Automatización en la gestión de recursos humanos
La administración de personal y sus nóminas se beneficia de la automatización mediante la gestión eficiente de horarios, permisos y procesos de contratación. Los empleados pueden acceder a sus propios registros y solicitudes a través de un portal en línea, lo que disminuye la carga administrativa.
Automatización en la gestión de inventarios (Si aplica)
Los sistemas ERP automatizan el seguimiento de inventario, desde la entrada de mercancías hasta la gestión de pedidos. Esto garantiza que las existencias se mantengan en niveles óptimos, se reduzcan los costes de almacenamiento y se mejore la satisfacción del cliente.
Automatización en Operaciones
En el caso de las empresas de servicios la gestión de proyectos será la clave en esta automatización, ya que puede automatizar la asignación de recursos, la programación de tareas y el seguimiento del progreso. Los empleados pueden actualizar las horas trabajadas en cada proyecto o tarea, asi como los gastos (si los hubiera) directamente en el sistema, lo que facilita la facturación precisa y el control de costes al departamento de administración, que no necesita introducir datos de forma manual a través de órdenes de trabajo en papel o similares y simplemente debe supervisar la introducción de estos por parte de los empleados.
Eliminando papel y/o mensajería que suele ser la forma analógica de trabajar de muchas empresas cuando no cuentan con un ERP adecuado y sobre todo ahorra multitud de horas y quebraderos de cabeza al departamento de administración/dirección.
Automatización en la toma de decisiones
La generación de informes automatizados en tiempo real y la creación de boards estratégicos permite a la dirección supervisar el estado de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados. También permite trabajar con objetivos en base a las diferentes líneas de negocio o productos estratégicos de la empresa. Una parte crucial para la planificación estratégica y la adaptación a cambios en el mercado que a través de un ERP ofrece un panel de control difícilmente comparable a las habituales hojas de cálculo. Extraer cualquier dato dentro del Board de un ERP bien configurado no debe llevar más de uno o dos golpes de ratón.
Además un ERP puede integrarse con otras herramientas, como correo electrónico, software de gestión de documentos, herramientas de colaboración, sistemas de comunicación, catálogos online etc. Lo que mejora la conectividad y la colaboración entre los equipos e incluso con clientes.
En AKAMMEDIA estamos comprometidos en ayudar a empresas como la tuya a aprovechar al máximo las ventajas de las automatizaciones siempre bajo el enfoque de transformación digital. Hoy hemos querido poner el foco en el departamento de administración pero a día de hoy cualquier departamento tiene margen de automatización. Si estás interesado en maximizar la eficiencia de tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
