La factura electrónica es una factura que se envía y recibe a través de medios digitales. Y, a diferencia de una factura en PDF, tiene un formato estructurado (integridad, autenticidad y trazabilidad) que no puede ser alterada ni modificada y que se envía y recibe por medios telemáticos. Un ejemplo de factura electrónica es factura-e.
Un pdf no es una factura electrónica porque su formato no es estructurado (cada uno puede darle un formato, un aspecto diferente) No se puede procesar automáticamente (intervención manual +OCR) La información puede ser alterada y modificada lo cual compromete la integridad, autenticidad y trazabilidad de la factura.
Qué leyes hacen que empresas y autónomos tengan que realizar factura electrónica obligatoriamente
Hay dos leyes que están en marcha en nuestro país que van a cambiar la manera de facturar de todas las empresas y autónomos. Ya te hemos hablado de ellas: la ley Antifraude y la ley Crea y crece que van a modificar la forma en que empresas y autónomos realizan su facturación en España, haciendo que la factura electrónica sea un proceso obligatorio para todo el mundo. No trabajar de este modo una vez que la ley sea efectiva supondrá multas de hasta 50.000€ por ejercicio económico.
Los Software y sistemas informáticos de facturación están obligados a cumplir una serie de requisitos para cumplir con estas leyes. El reglamento dice que cada factura deberá tener su registro de alta o anulación para garantizar su integridad, inalterabilidad, accesibilidad, legibilidad, conservación y trazabilidad. El sistema informático deberá tener un registro de eventos. Los registros de facturación deberán contar con una huella o hash y ser firmados electrónicamente. Se deben poder remitir los registros de facturación a la agencia tributaria de forma voluntaria (VeriFactu) y los sistemas informáticos deberán firmar una declaración responsable de cumplir con las nuevas normativas. Estas especificaciones conocidas, están pendientes de que se firme la orden ministerial y de la aprobación del borrador de Verifactu.
¿Puedo seguir facturando en Excel o un sistema personalizado de facturación?
Un Excel o un sistema personalizado de facturación no es un sistema válido que cumple las nuevas leyes, porque estos sistemas no cumplen los requisitos que indican las nuevas normativas que garanticen en todo momento su conservación, su trazabilidad y su inalterabilidad. Hay que tener en cuenta en base a las especificaciones conocidas que se deberán enviar y recibir facturas directamente entre los profesionales a través de un software de facturación. Estos software deberán estar preparados para que todas las relaciones comerciales entre empresarios y autónomos se realicen mediante factura electrónica incluso aunque sus software de facturación sean diferentes.
Las empresas y autónomos deberán tener sus sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos de estos nuevos reglamentos a partir del 1 de julio de 2024.
La ley Crea y crece complementaria a la ley Antifraude se aprobó en septiembre de 2022 está pendiente de que se determinen el formato que se va a utilizar para la factura electrónica y se firme la orden ministerial con lo requisitos técnicos para las empresas de software. Se espera que los requisitos y reglamentos técnicos se aprueben en firme a mediados de este 2023 y sea de obligado cumplimiento a partir del 1 de julio de 2024 para cierto tipo de empresas y a partir de 2025 para todas las empresas y autónomos.
La nueva factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos generales como son:
- Emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en relaciones comerciales de empresas y autónomos a través de un software.
- Informar de los diferentes estados de la factura.
- Especificar el plazo de pago de la factura electrónica, es decir la fecha de vencimiento.
¿Qué puedes hacer como empresa o autónomo para estar preparado ante la obligatoriedad de la factura electrónica?
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