Una factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado, como XML o Facturae, permitiendo su tratamiento automático por sistemas informáticos.
A diferencia de un simple PDF, que es una imagen estática del documento, la factura electrónica garantiza la integridad del contenido, la autenticidad del emisor mediante firma digital, y la trazabilidad de todo el proceso, además de cumplir con normativas específicas, como las establecidas por el Ministerio de Hacienda en España. Su envío y recepción se realiza por canales telemáticos seguros, como plataformas EDI o el portal FACe para el sector público, siendo obligatoria en determinadas relaciones comerciales según la legislación vigente
Sin embargo esta definición no se corresponde exactamente con la factura electrónica que se incluye en el marco de la Ley contra el fraude fiscal, en este contexto la factura electrónica deja de entenderse únicamente como un documento digital para convertirse en un registro generado por un sistema informático de facturación (SIF) que cumple estrictamente con los requisitos de integridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación.
Este tipo de factura debe ser emitida mediante programas homologados que garanticen que los datos no pueden ser modificados y que cada factura se encadena con la anterior, utilizando técnicas como la huella digital o el hash, la firma electrónica y un código QR que facilita su trazabilidad y verificación.
Además, estos sistemas deben estar preparados para integrarse con el sistema Veri*Factu de la Agencia Tributaria, permitiendo la remisión voluntaria o automática de cada registro de facturación en tiempo real. Esto transforma la factura electrónica en una herramienta clave de control fiscal, con el objetivo de impedir manipulaciones contables y facilitar a Hacienda un acceso directo a la información de facturación de empresas y autónomos, en una transición que será obligatoria progresivamente a partir de 2026 según el tamaño de la empresa.
La factura electrónica en el marco de la Ley Antifraude
Con la Ley 11/2021 y su desarrollo reglamentario a través del Real Decreto 1007/2023, la factura electrónica deja de ser un simple archivo estructurado. Pasa a ser un registro generado por un sistema informático de facturación (SIF) que debe cumplir con estrictas condiciones técnicas: inalterabilidad, trazabilidad, conservación segura e integridad.
Esto significa que cada factura debe:
Encadenarse con la anterior mediante un sistema de hash.
Incorporar una firma electrónica que certifique al emisor.
Incluir un código QR que permita su trazabilidad y verificación externa.
Estar preparada para enviarse de forma voluntaria o automática a la Agencia Tributaria a través del sistema Veri*Factu.
En otras palabras, la factura electrónica se convierte en una herramienta de control fiscal que permite a Hacienda tener visibilidad en tiempo real de la actividad económica, dificultando manipulaciones contables y fomentando la transparencia.
La factura electrónica en el marco de la Ley Crea y Crece
Complementariamente a la ley antifraude, la Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales, sin excepción. Su implantación será progresiva en función del volumen de negocio, pero su cumplimiento será obligatorio para todos, con sanciones que podrán llegar a los 50.000 euros por ejercicio económico en caso de incumplimiento.
Este cambio no es solo normativo: transformará la gestión interna de las empresas, obligando a digitalizar procesos de facturación, archivo y control contable.
¿Puedo seguir utilizando Excel o un sistema propio?
No. Excel, Word o cualquier sistema no homologado no serán válidos para cumplir estas obligaciones. La normativa exige el uso de programas de facturación que cumplan con los requisitos de seguridad, integridad, encadenamiento y trazabilidad. Es decir, programas específicamente diseñados y adaptados a los nuevos estándares definidos por Hacienda.
En AKAMMEDIA acompañamos a las pymes en este proceso, ofreciendo soluciones adaptadas, consultoría especializada y formación para que la transición a la factura electrónica obligatoria no sea una carga, sino una oportunidad de digitalización real.
Fuentes oficiales de este artículo:
Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: https://www.boe.es/eli/es/l/2021/07/09/11
Real Decreto 1007/2023 https://www.boe.es/eli/es/rd/2023/12/05/1007
Sistema Veri*Factu https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html
Ley 18/2022, Ley Crea y Crece https://www.boe.es/eli/es/l/2022/09/28/18
