Un sistema de emisión de facturas no verificables es un tipo de sistema informático de facturación (SIF) que, a diferencia de los sistemas VERI*FACTU, no remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. En su lugar, estos sistemas almacenan internamente los registros generados, asumiendo la responsabilidad de garantizar su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad durante todo el período de prescripción fiscal.
Un ejemplo de este software sería el ERP de una empresa desarrollado por la propia empresa internamente para gestionar su propia facturación que no envía automáticamente la información a la Agencia Tributaria, ya que no ha sido diseñado para cumplir específicamente con el formato de transmisión directa de VERI*FACTU. Sus características serían las siguientes.
- Emite y almacena las facturas internamente.
- Aplica medidas de seguridad como la firma electrónica y el control de inalterabilidad.
- No interactúa con los servidores de la Agencia Tributaria para remitir los datos de manera inmediata.
Aunque estos sistemas no envían los registros a la Agencia Tributaria, cumplen con la nueva normativa de facturación electrónica si implementan medidas de seguridad y control que aseguran la autenticidad y la integridad de las facturas emitidas.
Sin embargo, al no remitir la información, están sujetos a requisitos adicionales para reforzar los mecanismos de control y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, entre las que destacan el registro de eventos, la firma electrónica de los registros de facturación y de evento, permitir la posibilidad de exportación de los registros de facturación y de eventos, ofrecer la comprobación de varios requisitos (huella, firma, encadenamiento…) de los registros de facturación y de evento, gestionar alarmas, etc.
Diferencias entre software Verifactu y no verificable normativa Verifactu
De forma resumida, la diferencia clave está en que los SIF «VERI*FACTU» remiten en línea –a través de una conexión a Internet, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente– a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas por el SIF, mientras que un sistema de emisión de facturas no verificables no los remite, sino que los almacena obligándose a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos durante todo el periodo de prescripción fiscal.
La remisión en línea por parte de los SIF «VERI*FACTU» es una forma de cumplir con el Reglamento que hace innecesaria la implementación –más complicada y costosa– de otras características de seguridad, a la vez que exime de responsabilidades de conservación y custodia de los registros a los usuarios de los mismos.
Aunque una empresa puede usar un software propio no verificable Los SIF comercializados pueden ser “SOLO VERI*FACTU » es decir que solo permiten su uso como VERI*FACTU o «duales» que permiten ser usados, a elección, como VERI*FACTU y como sistema de emisión de facturas no verificables y es el cliente (usuario del SIF ) quien elige el modo de funcionamiento. No puede existir un SIF que únicamente funcione como sistema de emisión de facturas no verificables, porque el Reglamento obliga a que todos los SIF tenga la capacidad de ser VERI*FACTU (aunque luego el usuario no elija esa modalidad de funcionamiento.
Las principales diferencias entre un sistema de emisión de facturas no verificables y un sistema VERI*FACTU son:
- Remisión de registros: Los sistemas VERI*FACTU envían en línea y de forma inmediata todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria, mientras que los sistemas no verificables almacenan estos registros internamente sin remitirlos. (Agencia Tributaria)
- Obligaciones adicionales: Al no remitir los registros, los sistemas no verificables deben implementar medidas adicionales para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, como la firma electrónica de los registros generados. (Agencia Tributaria)
- Verificación por parte del receptor: En las facturas emitidas por sistemas VERI*FACTU, el receptor puede verificar la validez de la factura a través de la Agencia Tributaria. En cambio, en las facturas de sistemas no verificables, la Agencia Tributaria no puede cotejar la información, y el mensaje de respuesta al intentar verificar sería «Factura no verificable».(Agencia Tributaria)
Estas diferencias reflejan las distintas responsabilidades y medidas de control que cada tipo de sistema debe implementar para cumplir con la normativa vigente.
Ventajas de emplear el Sistema Verifactu frente a un software propio de facturas no verificable normativa Verifactu
Las principales ventajas de emplear SIF «VERI*FACTU» en lugar de sistemas de emisión de facturas no verificables son las siguientes:
- Se exime de la responsabilidad –y, en su caso, de realizar las propias tareas– de almacenar y/o exportar y conservar accesibles y legibles durante años los registros de facturación y los registros de evento. Por lo tanto, su uso puede resultar más sencillo, a la vez que aporta mayor tranquilidad en cuanto al cumplimiento.
- Derivado del punto anterior, no deberán preocuparse de que le lleguen requerimientos de la Agencia Tributaria para que entreguen posteriormente registros de facturación de sus facturas expedidas con SIF «VERI*FACTU», con el consiguiente ahorro en tiempo y costes de todo tipo (de personal especializado, económico…) vinculados a la tramitación necesaria para el cumplimiento de este tipo de gestiones. Indirectamente ello puede acelerar la tramitación de devoluciones fiscales que se soliciten.
- No estarán obligados a asegurar que, en todo momento, el reloj empleado por el SIF para datar los registros de facturación y de evento tiene la hora exacta (con un margen de error de un minuto).
- Mediante los códigos «QR» que se incorporan a las facturas (incluyendo las facturas simplificadas), en las que además también aparecerá la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT ” o “VERI*FACTU”), sus clientes podrán comprobar que esas facturas han quedado registradas en la Agencia Tributaria, lo que supone una garantía de transparencia y calidad en el grado de cumplimiento tributario. Este aspecto podría ser publicitado y argumentado como un elemento distintivo de “calidad y cumplimiento fiscal”.
- Dispondrán de servicios electrónicos proporcionados por la Agencia Tributaria que les faciliten la presentación de los libros registros de facturas expedidas, completándolos a partir de la información que ya se suministró al remitir los registros de facturación, así como ayudas en la confección de las autoliquidaciones.
Además la AEAT tiene previsto poner operativo un servicio que permita la descarga de la totalidad de los registros de facturación emitidos por un obligado tributario y comunicados por medio del sistema VERI*FACTU. Igualmente se prevé la descarga de los registros emitidos por los proveedores de ese mismo obligado tributario en la medida que también sean VERI*FACTU.
Pasar de un sistema a otro. normativa Verifactu
Una empresa se puede adherir a VERI*FACTU cuando desee. Una vez adherida a esta modalidad, deberá permanecer al menos hasta finalizar el año natural.
Si se inicia el año como sistema de emisión de facturas no verificables, en cualquier momento podrá cambiar a VERI*FACTU debiendo permanecer en esta modalidad, como mínimo, hasta el fin del año natural.
Si quieres aprovechar este cambio de normativa para además de cumplir con el sistema verifactu realizar una gestión empresarial más eficaz y automatizada no dudes en contactarnos para recibir asesoramiento personalizado.
